Najważniejsze obowiązki związane z prowadzeniem pełnej księgowości w firmie

Pełna księgowość to konkretne obowiązki: dokumentowanie każdej transakcji, prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, terminowe rozliczenia podatkowe i JPK, sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych oraz archiwizacja dokumentów przez minimum 5 lat. Do tego dochodzą: ewidencja środków trwałych, polityka rachunkowa i plan kont, obowiązki wobec KRS i US oraz dbałość o zgodność z ustawą o rachunkowości. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik po najważniejszych zadaniach – bez zbędnych ozdobników, z naciskiem na to, co realnie musisz robić w firmie.

Przeczytaj również: Reklamówki i torby od producenta

Kto musi prowadzić pełną księgowość i kiedy nie ma wyboru

Obowiązek pełnej księgowości dotyczy m.in. spółek z o.o. oraz podmiotów, które przekroczyły ustawowy limit przychodów (próg określony w ustawie o rachunkowości, wyrażony w równowartości euro). Do tej grupy dołączają też inne formy działalności wskazane przepisami, w tym niektóre organizacje pozarządowe. Jeżeli Twoja firma rośnie – sprawdzaj próg przychodów na przełomie roku, by nie przegapić momentu zmiany formy ewidencji.

Przeczytaj również: Dobry notariusz w Poznaniu - Marta Szafrańska

Dlaczego to ważne? Bo w pełnej księgowości liczy się rzetelność i weryfikowalność danych. Od poprawności zapisów zależy nie tylko podatek, ale też wiarygodność wobec banków, inwestorów i kontrahentów.

Przeczytaj również: Jak szybko i łatwo wziąć nowe chwilówki przez internet

Dokumentowanie każdej operacji gospodarczej: faktury, umowy, dowody wpłat

Podstawą ksiąg są dokumenty źródłowe: faktury sprzedaży i zakupu, paragony do paragonów fiskalnych, umowy, protokoły odbioru, dowody zapłaty, wyciągi bankowe, KP/KW. Każda operacja musi mieć ślad papierowy lub elektroniczny, zgodny z przepisami i czytelny dla kontroli.

Praktyka: gdy kupujesz usługę w euro, dołącz kurs NBP z właściwego dnia. Gdy płacisz gotówką – zadbaj o dowód wewnętrzny i podpis osoby uprawnionej. Brak dokumentu = ryzyko zakwestionowania kosztu.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych: dziennik, księga główna i pomocnicze

Pełna księgowość opiera się na trzech filarach: dziennik (chronologiczny zapis zdarzeń), księga główna (zapisy systematyczne na kontach) i księgi pomocnicze (szczegółowe rozbicia: rozrachunki, środki trwałe, magazyn). Każdy zapis musi mieć odniesienie do dokumentu, opis operacji, daty i kwoty.

Wymóg spójności dopina zestawienie obrotów i sald. Jeżeli ZOiS się nie domyka, szukasz błędu, zanim przejdziesz dalej. Taka dyscyplina chroni przed kumulowaniem niezgodności.

Zasada podwójnego zapisu: kontrola i przejrzystość finansów

Każdą operację księgujesz podwójnie: Winien jednego konta i Ma drugiego konta – zawsze na tę samą kwotę. Ta symetria pozwala śledzić przepływ środków: skąd przyszły i dokąd trafiły. W efekcie szybciej wykrywasz pomyłki i nadużycia.

Przykład: sprzedaż za 12 300 zł brutto. Księgujesz: należności od odbiorców (Wn), przychody (Ma) i VAT należny (Ma). Dzięki temu od razu widzisz zarówno wynik, jak i stan rozrachunków.

Sprawozdania finansowe: bilans, RZiS i informacja dodatkowa

Raz w roku sporządzasz sprawozdanie finansowe: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową (w tym wprowadzenie i noty objaśniające). Termin złożenia to co do zasady do 15 lipca roku następującego po obrotowym dla jednostek niebędących zainteresowaniem publicznym, z zachowaniem wymogów KRS i US.

Praktyka: zamknięcie roku zacznij od inwentaryzacji i uzgodnienia rozrachunków. Potem przeprowadź korekty bilansowe (rezerwy, RMK, odpisy aktualizujące). Sprawozdanie podpisują osoby odpowiedzialne zgodnie z ustawą.

Rozliczenia podatkowe i JPK: obowiązki wobec urzędu skarbowego

Pełna księgowość to również terminowe podatki. Do stałych zadań należą: deklaracje VAT wraz z wysyłką JPK_V7, miesięczne lub kwartalne rozliczenia, CIT lub PIT w zależności od formy prawnej, a także ewentualne zaliczki na podatek. Za spóźnienia naliczane są odsetki, a błędne dane grożą sankcjami.

Ustal harmonogram: zamknięcie miesiąca, weryfikacja rejestrów VAT, kontrola kompletności dokumentów, eksport JPK i akceptacja płatności. To minimalizuje ryzyko korekt.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych

Prowadzisz inwentarz środków trwałych i wartości niematerialnych, wraz z ich wartością początkową, stawką amortyzacji, umiejscowieniem i osobą odpowiedzialną. Każdy zakup kwalifikujesz zgodnie z polityką rachunkową i ustawą podatkową.

Praktyka: laptop poniżej progu możesz ująć jednorazowo w koszty, a maszyny produkcyjne amortyzujesz według stawek. Zmiany (modernizacje, likwidacje, sprzedaż) odzwierciedlasz zarówno bilansowo, jak i podatkowo.

Polityka rachunkowości i plan kont: fundament porządku

Jednostka musi mieć pisemną politykę rachunkowości: przyjęte zasady wyceny, metody amortyzacji, sposób rozliczania kosztów, obiegu dokumentów, opis systemu informatycznego. Do tego plan kont dopasowany do specyfiki działalności, który odzwierciedla procesy w firmie.

Dobrze zaprojektowany plan kont skraca czas księgowania, ułatwia raportowanie zarządcze i przygotowanie sprawozdań. To nie formalność – to mapa Twoich finansów.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów: minimum 5 lat

Dokumenty księgowe przechowujesz co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno wersji papierowych, jak i elektronicznych. Muszą być zabezpieczone przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych.

Warto wdrożyć jednolitą strukturę katalogów, standard nazewnictwa plików oraz kopie zapasowe. Dzięki temu szybciej odpowiesz na zapytania US lub audytorów.

Proces miesięcznego zamknięcia: jak utrzymać porządek

Miesięczny rytm prac porządkuje obowiązki i ogranicza stres na koniec roku. Zamknięcie obejmuje: uzgodnienie sald banków i kas, kontrolę rozrachunków, przeksięgowania kosztów i przychodów, weryfikację rejestrów VAT, przegląd RMK, aktualizację rezerw oraz zestawienie obrotów i sald. Dopiero potem generujesz raporty dla zarządu.

Jeśli zarząd oczekuje analityki, przygotuj cykliczne raporty marż, cash flow pośredni i wskaźniki rentowności. W pełnej księgowości dane już masz – potrzebujesz tylko właściwych przekrojów.

Najczęstsze ryzyka i jak im zapobiegać

• Braki w dokumentach – wprowadź checklistę kompletności i akceptacje przełożonych.
• Spóźnione JPK – ustaw automatyczne przypomnienia i rezerwowe okno w kalendarzu.
• Błędy w VAT – uzgadniaj rejestry z dziennikiem i bazą kontrahentów (weryfikacja NIP/VAT UE).
• Nieaktualna polityka rachunkowości – przeglądaj ją co rok lub przy zmianie modelu biznesowego.
• Chaos w rozrachunkach – prowadź potwierdzenia sald i weryfikację przeterminowanych należności.

Kiedy warto skorzystać z outsourcingu księgowego

Jeśli firma intensywnie rośnie, realizuje dotacje lub projekty unijne, prowadzi spółkę z o.o. i potrzebuje terminowości oraz zgodności z przepisami – rozważ zlecenie obsługi specjalistom. Profesjonalne biuro zapewni pełną księgowość, kadry i płace, wsparcie w KRS i US, a także obsługę online.

Dla firm z regionu opłacalne może być lokalne wsparcie – np. prowadzenie pełnej księgowości w Łodzi z dojazdem do klienta i jasnymi SLA. To oszczędza czas zarządu i ogranicza ryzyko błędów.

Lista kontrolna na start – co mieć pod ręką

• Aktualna polityka rachunkowości i plan kont.
• Procedura obiegu dokumentów i akceptacji wydatków.
• Harmonogram zamknięć, JPK i podatków (VAT, CIT/PIT).
• Rejestr umów, kontrahentów, upoważnień i pieczęci.
• Instrukcja archiwizacji i kopii zapasowych.

Klucz do zgodności i spokoju zarządu

Pełna księgowość nie jest skomplikowana, gdy trzymasz się fundamentów: dokumentuj wszystko, księguj według podwójnego zapisu, zamykaj miesiące, pilnuj JPK i podatków, sporządzaj sprawozdanie finansowe na czas i archiwizuj dowody przez minimum 5 lat. Reszta to dyscyplina procesu i rzetelność danych – dzięki nim finanse firmy pozostają przejrzyste, a decyzje zarządu oparte na faktach.